Colocar datos variables en Adobe InDesign

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Colocar datos variables en Adobe® InDesign®, esta es una de las características aportada por este programa en las últimas versiones es el facilitar la creación de archivos con datos variables colocados en una tabla.

Partiendo de un documento base de Adobe® InDesign® donde tenemos nuestra maquetación, colocamos todos los elementos gráficos y textos comunes para todos los destinatarios de la circular,  en nuestro ejemplo una circular de ventas, en la que queremos ofrecer a nuestros clientes una oferta de un producto diferente a cada uno (en la imagen de la circular los datos variables están en color verde).

Por otro lado disponemos de un archivo tipo tabla, en mi caso creada con Libre Office® en donde tenemos los datos variables de los clientes; nombre, apellidos, dirección y C.P., también he añadido otra columna con el path de un archivo gráfico, correspondiente a una imagen jpg que será única para cada cliente.

excel-tabla-datos-variables

Este archivo lo deberemos exportar a un archivo de texto en formato .csv.

excel-a-csv-formato               excel-a-csv

Aplicamos el estilo que deseemos a las cajas de texto donde irán los datos variables; tipografía, cuerpo, estilo, color, etc. Lo mismo haremos con la caja que contendrá la imagen variable para cada receptor de la circular; marco, color de fondo, etc.

Sacamos al escritorio la paleta de Combinación de Datos, en el menú principal (ventana > utilidades > combinación de datos).

sacar-paleta-de-combinacion-de-datos-variables           paleta-combinacion-datos-variables

seleccionar-archido-de-datos-variables

 

 

 

Desde el menú desplegable de la paleta seleccionamos nuestro archivo .csv con los datos variables a colocar en el documento Adobe® InDesign®.

 

 

arrastrar-campos-de-la-paleta-de-datos-variables-a-la-caja-de-texto-donde-tienen-que-ir

Clicamos y arrastramos los campos a las cajas de texto/imagen.

Y los vamos colocando en la posición correcta dentro de la circular, estos campos aparecerán en el documento Adobe® InDesign® entre los símbolos <>, al colocar la imagen en su caja de imagen, esta aparecerá bordeada con líneas gruesas discontinuas, indicándonos que se trata de una caja de imagen variable.

 

 

todos-campos-de-datos-varibles-asignados-en-la-circular

 

Una vez colocados los campos en sus cajas de texto/imagen correspondientes podemos visualizar, opción en la paleta de Combinación de Datos para comprobar si está todo correcto antes de proceder a crear todas las páginas con sus datos variables correspondientes

 

 

 

seleccion-crear-documento-combinado
Comprobamos la correcta colocación de los datos variables, para ello vamos a crear nuestro un documento combinado con los primeros datos . En la paleta de Combinación de datos clicamos en la parte inferior derecha en el icono Crear documento combinado icono-combinacion-de-datos

 

 

 

 

La ventana Crear Documeto Combinado nos ofrece la posibilidad de combinar todos los datos o solamente parte de ellos, así como colocar Registros Múltiples en cada página, muy útil si hacemos por ejemplo recibos con su numeración, permitiéndonos colocar varios en la misma página.
En nuestro caso utilizaremos la opción de Único registro con las opciones de Generar informe de texto desbordado con creación de documentos y Avisar cuando falten imágenes seleccionadas.

previsualizar-en-la-paleta-muestra-como-quedan-los-datos-resaltados-amarillo

 

 

 

 

 

 

 

(en la imagen se ha coloreado de amarillo para visualizar los datos variables).

En el menú opciones, dentro de esta ventana nos ofrece opciones para la colocación de las imágenes así como sí queremos eliminar las líneas en blanco de los campos vacios y la cantidad de páginas que queremos generar por cada documento  InDesign®, si tenemos una base de datos con 1.000 registros podríamos generar cuatro archivos InDesign® con 250 registros cada uno facilitanto su manejo.

En nuestro caso tenemos 6 registros, InDesign® generará un documento nuevo con 6 páginas y todos los datos/imágenes variables colocados.

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Todos los datos, direcciones, nombres, empresas etc. presentados en las imágenes son ficticios, su finalidad es la de ilustrar el artículo.

 

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